PROCÉDURES ADMINISTRATIVES
Une copie certifiée conforme vous a été demandée lors d’une de vos démarches administratives ? Pas de panique, c’est une procédure assez simple à faire ! Documents requis, coût, durée et procédure de demande, vous trouverez dans ce qui suit, tout ce que vous devez savoir pour avoir la certification conforme des documents nécessaires de A à Z.
Qu’est-ce que la certification conforme de documents ?
La certification conforme de documents représente un acte à travers lequel le fonctionnaire compétent garantit que la copie du document est conforme et identique à celle originale, notamment un diplôme, un contrat...
Les documents administratifs suivants ne peuvent pas être certifiés conformes :
- • La carte d’identité ;
- • Le permis de conduire ;
- • Un document ayant déjà été certifié conforme :
- • Un jugement des cours et tribunaux ;
- • Un acte d’état civil ;
- • Un document traduit par un traducteur juré.
Comme déjà expliqué, la certification conforme de documents consiste en la mention de « photocopie certifiée conforme » par rapport au document original. Cependant, pour ce qui est de la légalisation d’un document, il s’agit de l’utilisation de documents belges à l’étranger ou d’un document étranger en Belgique, ce qu’on appelle également l’apostille.
Comment faire la certification conforme de documents ?
Pour certifier un/des documents(s) conformes aux originaux, voici les différentes démarches à suivre :
- • Rendez-vous au guichet du Service Population le plus proche de chez vous, sans aucun rendez-vous ;
- • Présentez aux responsables du guichet votre carte d’identité, le document original ainsi qu’une copie de ce dernier ;
- • Finalement, vous n’aurez qu’à mentionner votre signature dans un registre et vous obtiendrez la copie certifiée conforme au document authentique.
Seule la personne concernée a le droit de demander la certification conforme de documents, sauf en cas de procuration pour une tierce personne, qui doit être munie d’une copie de la carte d’identité ou du titre de séjour du demandeur de la certification.
Est-il possible de certifier la conformité d’un document étranger pour usage en Belgique ?
Non. Chaque pays dispose de son propre règlement par rapport aux documents officiels et légaux permis. Ainsi, tout document relevant d’un pays étranger doit être certifié conforme dans son pays d’origine, et ensuite être légalisé par le poste consulaire belge compétent pour ce même pays.
Durée de traitement, coût et validité
La certification de conformité de documents est instantanée.
Quant au coût de cette conformité, celui-ci varie selon les différentes communes du royaume, allant généralement de 3 jusqu’à 8 euros.
Par ailleurs, tout document certifié conforme demeure valide pour une durée de 3 mois uniquement.
Une garantie de la conformité d’une copie au document original
A partir de maintenant, vous n’aurez plus à vous perdre si une copie conforme d’un document vous est demandé. Il suffit de vous rendre au guichet du Service Population le plus proche de chez vous, et de procéder aux différentes étapes, comme expliqué dans ce qui précède.
Bon courage dans vos démarches !